Расчетный лист при увольнении работника

Часто бывает так, что самые простые и обыденные операции при ближайшем рассмотрении оказываются совсем не простыми, хотя и не менее обыденными. Примером таких операций может служить увольнение работника. Даже если исключить такой фактор, как причины увольнения, или то, какая из сторон является его инициатором, далеко не каждый бухгалтер знает, как правильно следует рассчитать увольняющегося работника. А уж если рассматривать эту ситуацию с учетом факторов, влияющих на увольнение, то вероятность допущения ошибки таким бухгалтером возрастает в несколько раз. Рассмотрению того, как правильно произвести расчеты с работником, который увольняется, и посвящена данная статья.

Прежде всего определимся с самими действиями, которые работодатель обязан осуществить при увольнении работника:

1. Проверить, нет ли у работника задолженности перед работодателем, или задолженности работодателя перед работником.

Задолженность может возникнуть в виде невозвращенных подотчетных сумм, непогашенной суммы зай­ма, спецодежды, подлежащей возврату, и т.д. В случае если такая задолженность есть, то она должна быть удержана с работника (если она дебетовая) либо возвращена ему (если она кредитовая) при проведении окончательного расчета.

Задолженность определяется на основании обходного листа и регистров учета, в которых отражается задолженность, материальные и нематериальные ценности и денежные средства. Типовая форма обходного листа законодательно не установлена, более того, он не является обязательным документом, заполняемым при увольнении. Но обходной лист позволяет систематизировать все возможные задолженности как со стороны работника, так и со стороны работодателя по отношению к нему. Обходной лист должен содержать: формулировку, для чего заполняется обходной лист (приказ об увольнении); фамилии, имена и отчества должностных лиц, которых должен обойти увольняющийся работник; место для примечаний должностных лиц, в котором они могут указать, что не имеют претензий к работнику, или указать, какие именно претензии к нему они имеют; место для даты и подписи должностных лиц.

2. После проверки задолженности работодатель обязан начислить работнику зарплату за отработанный им до дня увольнения период, который еще не был оплачен (повременьщику), или за выполненные им, но еще не оплаченные, работы или услуги (сдельщику), и прочие выплаты, предусмотренные действующим законодательством или коллективным и трудовым договором.

3. При начислении зарплаты увольняющемуся работнику работодатель обязан произвести перерасчет налога с доходов физлиц за текущий год и в случае если будет выявлена недоплата или переплата, скорректировать сумму обязательства по налогу с доходов работника в месяце увольнения.

4. Письменно уведомить работника о сумме, которая подлежит выплате ему при увольнении. Это требование появилось в связи с принятием 20.12.2005 г. Закона Украины «О внесении изменений в Кодекс законов о труде Украины» № 3248-IV.

5. Произвести окончательный расчет с работником и выдать ему трудовую книжку (в случае если трудовая книжка работника хранилась у данного работодателя) — не позднее последнего дня работы. В трудовой книжке необходимо сделать запись об увольнении сотрудника с указанием основания для увольнения, номера и даты приказа об увольнении и даты самого увольнения. Дата увольнения работника, указанная в трудовой книжке, будет одновременно и последним днем его работы у данного работодателя.

Одним из неурегулированных вопросов на сегодняшний момент является вопрос письменного уведомления работника о причитающихся ему в связи с увольнением выплатах. Форма, в которой необходимо сделать уведомление, до сих пор не утверждена. Как вариант письменного уведомления работодатель может использовать так называемый расчетный лист — справку о сумме начисленной зарплаты за месяц увольнения, сумме налогов, сборов и прочих удержаний из зарплаты и сумме, которая подлежит выдаче работнику на руки после всех удержаний.

Расчетный лист должен содержать: наименование предприятия; фамилию, имя и отчество работника; желательно указать идентификационный номер плательщика налогов (работника); виды начисленных доходов работника в месяце увольнения (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и т.д.); виды удержаний с доходов (налоги, сборы, другие обязательные платежи и удержания по заявлению работника); сумму, причитающуюся выдаче работнику на руки, и графу, в которой работник должен расписаться о том, что он ознакомился с данным документом. Для того чтобы работодатель мог подтвердить факт письменного уведомления работника о сумме выплат, причитающихся ему в месяце увольнения, расчетный лист необходимо оформить в двух экземплярах: один из них выдается работнику, а второй остается у работодателя.

Рассмотрим расчет с работником при увольнении на примере.

Васильев С.С. был принят на фирму «Апрель» 01.0.1.06 г. и увольняется 16.04.07 г. Его оклад составляет 600,00 грн (повышен на 25,00 грн с 01.02.2007 г.). Сумма зарплаты за последние 12 календарных месяцев составляет 7639,60 грн. За период работы Васильев С.С. был в отпуске семь календарных дней.

Зарплата Васильева С.С. за апрель составляет: 600,00 / 20 х 10 = 300,00 грн.

Индексация зарплаты в апреле 2007 г. не проводится.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается через определение количества дней, подлежащих компенсации: (24 + 7) – 7 = 24 дня, из которых 24 — количество дней отпуска за 2006 год, а 7 — за 2007 год.

Отсюда сумма компенсации: 7639,60 / (365 – 10) х 24 = 516,48 грн.

В результате перерасчета НДФЛ было выявлено, что с Васильева С.С. следует доудержать 30,00 грн. Других задолженностей за ним не числится.

Бухгалтерский и налоговый учет расчета с Васильевым С.С. будет выглядеть следующим образом.

Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении

Семь обязательных документов

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.


1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

Как подтвердить, что работник получил документы

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

Получить расчетный лист при увольнении

Здравствуйте! Я расчетался официально с предпприятия,прошел расчетный лист,все подписи были собраны включая механника(Я работал экскаваторщиком),сдал в отдел кадров расчетный лист и получил на руки трудовую книжку с записью увольнения по согласию сторон. Но,бухгалтер мне говорит что расчетные будут позже.Спустя месяц мне позвонила кассир и сказала что деньги есть, но,выдать она их не может,так как ей позвонил механник и сказал что без его согласия не выдавать,потому что якобы не хватает в наличии топлевного насоса(для закачивания топлива в бак,который при увольнеии был на экскаваторе)и теперь я должен ехать (за 700км)для разговора с механником. Скажите о моих правах в этой ситуации и как забрать свои расчетные? Спасибо!Подавать заявление в ИНСПЕКЦИЮ ТРУДА в вашей области + Прокуратуру и готовить иск в суд.
Если вы работали в день увольнения то вам должны были выплатить расчетные вместе с трудовой
Читайте КЗоТ Украины

Статья 116. Сроки расчета при увольнении.
При увольнении работника выплата всех сумм, причитающихся ему от предприятия, учреждения, организации, производится в день увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. О начисленных суммах, причитающихся работнику при увольнении, собственник или уполномоченный им орган должен письменно уведомить работника перед выплатой указанных сумм

В случае спора о размере сумм, причитающихся работнику при увольнении, собственник или уполномоченный им орган во всяком случае обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

Статья 117. Ответственность за задержку расчета при увольнении.
В случае невыплаты по вине собственника или уполномоченного им органа причитающихся уволенному работнику сумм в сроки, указанные в статье 116 КЗоТ Украины, при отсутствии спора об их размере предприятие, учреждение, организация должны выплатить работнику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.

При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм собственник или уполномоченный им орган должен выплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника. Если спор решен в пользу работника частично, то размер возмещения за время задержки определяется органом, вынесшим решение по существу дела.

Если механик подписал обходной лист — то значит на момент увольнения все было на месте.И теперь пусть механик вспоминает куда дели этот насос.

Добрый день!
У меня такая ситуация: я работала в одной транспортной компании в Донецке 6 мес. 23 июня была уволена по согласаванию сторон. Когда забирала трудовую, то мне сказали, что расчитные мне выплатят позже (обходной лист был подписан у всех). Мне предприятие должно за два месяца (май и июнь).
когда я через неделю пришла за зарплатой, то мне сказали, что на меня наложили штраф (за «пережоги» у двух водителей), хотя путевки были сданы за неделю до подачи ведомостей в бухгалтерию)),(с приказом я не была ознакомлена, и даже в глаза его не видела) а также когда я зашла в кассу получать деньги, то мне сказали что у них служ. записка от директора на не выплату мне всех денег (за якобы не сданные документы).
Когда я в этот же день поднялась к директору то меня в буквальном смысле выгнали без всяких объяснений.
Посоветовали идти в прокуратуру, писать заявление. Подскажите как поступить в этой ситуации, и какой шанс получить свои деньги.

Шанс получить деньги — 99,9%!
Только нужно не тянуть время, как было сказано выше, чтобы не пропустить 3 месяца.
Дайте запрос на предприятие о Вашем среднедневном заработке и суммам причитающимся к выплате.
Считайте просрочку и подавайте в суд на взыскание не выплаченной з/п + на взыскание среднего заработка за время задержки расчета. Или делайте это поэтапно! Чтоб больше просрочка была но не пропустив срока в 3 месяца! Неплохая сумма может набежать!
Плюс какой никакой моральный вред заявите!
В данной ситуации ситуация полностью на Вашей стороне!
Кроме того внимите совету директора — обратитесь в прокуратуру!

Я бы на Вашем месте не медлил! Обратитесь к юристу!

Расчетный листок по заработной плате

Формирование расчетного листка происходит всегда перед выдачей заработной платы. Этот документ является обязательным и выдается на руки сотруднику вместе с заработанными деньгами.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:

  • оклад,
  • проценты,
  • премии,
  • бонусы,
  • компенсации и т.п. выплаты,
  • также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.

Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Обязанность или право

Некоторые работодатели пренебрегают формированием расчетных листков, будучи уверенными в том, что они имеют право обходиться без них. Это в корне неверно – законодательство Российской Федерации обязывает каждого работодателя извещать подчиненных о составляющих их заработной платы.

Для кого необходимо делать расчетный лист

Расчетный лист нужно делать для всех работников без исключения – тех, кто работает в штате, совместителей, временных сотрудников, сезонников и т.д.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

При увольнении расчетный листок делать следует обязательно (он передается увольняющемуся в его последний рабочий день вместе с заработной платой).

Нужно ли делать расчетные листки, если зарплата перечисляется на карту

Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.

Кто составляет расчетный лист

Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

  1. Вначале листка записывают:
    • название предприятия,
    • должность,
    • ФИО работника,
    • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
    • подразделение, в котором трудится работник,
    • его табельный номер.
  2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
    • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
    • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
    • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
  3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
  4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Правила формирования расчётного листка

Как к содержанию расчетного листка, так и к его оформлению, законодательство не предъявляет ровно никаких требований: его можно писать на обычном листе или на фирменном бланке организации. Расчетные листки допускается оформлять от руки или печатать на компьютере – конечно, на сегодняшний день распространен именно второй способ. Документ пишут в единственном экземпляре.

Как передать работнику расчётный лист

Расчетный лист можно передать работнику лично из рук в руки в бухгалтерии или кассе организации непосредственно при получении денег или через средства электронной связи или доверенное лицо.

Предоставлять расчетный лист при каждой выплате зарплаты — обязанность работодателя

ГУ Гоструда в Днепропетровские области, на своем официальном сайте, дает ответ на обращение от жителей области с просьбой проверить правильность начисления заработной платы, выяснить из каких составляющих формируется их заработная плата и сколько процентов идет на налоги. Также граждане пытаются выяснить придерживается ли работодатель всех минимальных государственных гарантий в оплате труда и проводит ли все предусмотренные законодательством доплаты. Такая ситуация складывается в связи с тем, что работодатели не предоставляют работникам необходимую информацию относительно средств, которые они получают в виде заработной платы.

В статье 110 КЗоТ указано, что при каждой выплате заработной платы собственник или уполномоченный им орган должен уведомить работника об общей сумме начисленных средств с расшифровкой по видам выплат; размеры и основания отчислений и удержаний из заработной платы, а также сумму заработной платы, причитающейся к выплате.

В то же время в ст. 116 КЗоТ указано, что о начисленных суммах, причитающихся работнику при увольнении, собственник или уполномоченный им орган должен письменно уведомить работника перед выплатой указанных сумм.

Специалисты обращают внимание работодателей, что обращение работников по вопросам заработной платы является основанием для проведения инспекционных посещений ГУ Гоструда, в определенном законодательством порядке.

Как отметила начальник отдела по вопросам соблюдения законодательства о труде, застрахованных лиц, занятость, трудоустройство инвалидов и по вопросам детского труда в Днепродзержинском регионе ГУ Гоструда в Днепропетровской области, именно обязанностью руководителя, а не его правом, информировать работников о размере начисленной им заработной платы. Также важно то, что предоставляется «зарплатный» расчетный лист при каждой выплате зарплаты без дополнительных заявлений от работника.