Как заполнить бланк табеля рабочего времени?

Еще на стадии трудоустройства работникам устанавливается заработная плата в виде оклада либо часовой тарифной ставки. Но выплачиваются они ежемесячно не в единой сумме, а на основании отработанных в учетном периоде часов.

А так как у сотрудников может быть разных график, а также пропуски рабочего времени ввиду пребывания в ежегодном отпуске либо же на больничном, ведение табеля, в котором и фиксируется общее количество отработанных часов при начислении зарплаты, является весьма актуальным.

Что это такое?

Табель учета рабочего времени является одним из внутренних документов, который ведется на каждом предприятии и у ИП, имеющего наемных сотрудников, для фиксации фактически отработанных сотрудниками часов.

Указанный документ относиться к унифицированной документации, которая на основании Постановления Госкомстата №1 имеет рекомендованную форму заполнения, а также определенную кодировку, созданную для всех случаев рабочего процесса — от прогула и отпуска до командировки и простоя.

Для чего применяется?

Основной функцией табеля является учет фактически отработанного времени каждым сотрудником компании, независимо от его режима труда с целью последующего назначения заработной платы за отработанное время.

При этом посредством табеля возможно контролировать как трудовую дисциплину, учитывая, что табель заполняется ежедневно, так и отслеживать переработки, которые допускаются законом только в исключительных случаях.

Нормативная база

В силу норм ст.91 ТК РФ на предприятии обязаны вести учет часов, которые фактически отработаны каждым работником, для последующего предоставления тех же гарантий в виде оплаты труда и выходных дней, а также отпуска либо же доплат.

При этом табель является еще и документом, посредством которого работодатель может подтвердить соблюдение нормы часов, составляющую 40 часов в неделю, а при использовании суммированного учета — норму за отчетный период.

Также порядок уже заполнения табеля и его оформления более подробно регламентирован Приказом Госкомстата №1, коим утверждены унифицированные формы многих бланков, используемых в персональном документообороте компаний.

Указанные правила, конечно, теперь являются только лишь рекомендованными к применению, но, тем не менее, они содержат базовые сведения, которые используются практически во всех учреждениях.

Обязательно ли вести?

Согласно статье 91 ТК РФ вести учет фактически отработанных часов за учетный период за каждым отдельно взятым сотрудником работодатель обязан.

А так как табель предназначен именно для этих целей, его ежемесячное оформление является нормой, определенной законом.

Табель учета рабочего времени в 2018 году

Рабочий процесс подразумевает множество нюансов, которые должны быть отражены в табеле для последующего расчета оплаты труда. Однако ввиду того, что штатные сотрудники могут отсутствовать на рабочем месте по многим причинам, как уважительным, так и неуважительным, многие не знают, как правильно заполнять сей документ с учетом норм закона.

Формы и их различия

С 2013 года практически все унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, утратили статус обязательных, и теперь только рекомендованы к применению.

Однако из-за того, что много лет компании пользовались стандартными бланками по форме Т-12 и Т-13, ситуация не изменилась и работодатели по-прежнему ведут учет с помощью указанных формуляров, с учетом их особенностей.

Так, форма Т-12 имеет 17 стандартных граф, которые, как правило, заполняются в ручном режиме специально уполномоченным лицом по ведению учета отработанных часов.

При этом сей формуляр содержит сведения только о периодах времени, на протяжении который работник присутствовал либо же отсутствовал на рабочем месте с вынесением итоговой цифры.

А вот форма Т-13 имеет некоторые отличия и, как правило, используется для заполнения уже в электроном виде.

Указанный формуляр содержит в себе только 13 граф, часть из которых предназначена для расчета заработной платы на основании внесенных сведений с указанием кода вида оплаты, а также корреспондирующим счетом.

Порядок заполнения трудовой книжки изложен тут.

Заполнение и ведение

Табель учета рабочего времени независимо от того, заполняется ли он от руки либо же в электронном виде, вести достаточно просто, учитывая, что Постановление№1 содержит подробные разъяснения и список буквенного кодирования, предназначенного на все случаи жизни, возникающие в ходе рабочего процесса.

Как вести? Основные правила и порядок

На федеральном уровне ежегодно разрабатываются нормы рабочего времени помесячно с указанием праздничных и выходных дней в виде производственного календаря.

Сей документ является весьма значимым при заполнении табеля, учитывая, что на его основании разрабатываются те же графики сменности, а также вносятся данные об отработанных часах впоследствии.

Для того чтобы правильно заполнить табель, отразив реальные сведения, принято использовать несколько способов:

  • каждодневное внесение сведений согласно количеству сотрудников, явившихся на рабочее место;
  • указание данных об отработанных часах в конце рабочего дня.

Также еще одним из правил правильного ведения табеля учета является оформление указанного документа в единственном экземпляре.

Он заполняется на протяжении всего месяца, но подается на расчет заработной платы дважды в месяц для начисления аванса и остатков оплаты труда в силу ст.136 ТК РФ.

При этом стоит отметить, что в процессе оформления табеля следует соблюдать ряд обязательных условий, которые законом не прописаны, но актуальны по сей день на основании опыта табельщиков.

Так, при заполнении указанного документа необходимо:

  • вносить сведения о работниках без исправлений;
  • проставлять реальные часы работы, не надеясь на обещание некоторых сотрудников избегать опозданий;
  • заполнять все графы, даже если они относятся к выходным дням;
  • поручать заполнение табеля уполномоченному приказом начальства лицу с осознанием ответственности и важности порученного задания;
  • сдавать табель в установленные локальными актами сроки.

Обязательные реквизиты

Табель учета рабочего времени является локальным актом, которые в рамках закона должен содержать обязательные реквизиты, а именно:

  • наименование документа;
  • полное название организации;
  • дату составления;
  • код ОКПО предприятия;
  • номер документа, согласно регистрации в журнале;
  • отчетный период;
  • подписи уполномоченных на заполнение документа лиц.

Буквенные и условные обозначения (сокращения)

Табель как по форме Т-12, так и по форме Т-13 имеет достаточно много граф, которые в силу закона должны быть заполнены на протяжении календарного месяца. А так как объяснять в каждой клеточке, где находиться тот или иной сотрудник, нецелесообразно, Приказом № 1 утвержден определенный буквенный и цифровой код, охватывающий все особенности рабочего процесса.

При этом важен еще и тот факт, что условные обозначения, применяемые в табеле, подразделяются на две категории, то есть коды, на основании которых указанные часы подлежат оплате и обозначения, в силу которых оплата не производится.

Кстати, именно табель выступает одним из оснований привлечения сотрудников к дисциплинарной ответственности, при наличии буквенного кода о прогуле либо неявке по неустановленным причинам.

Кто подписывает?

Форма Табеля учета рабочего времени в рамках Постановления № 1 содержит основные данные, которые должны быть включены и заполнены.

В формуляре предусмотрено три графы для подписей указанного документа, которые проставляют:

  • уполномоченное за ведение табеля лицо, к примеру, нормировщик;
  • начальника отдела кадров;
  • руководитель учреждения.

Образец заполнения бланка на 2018 год

В качестве наглядного примера правильного оформления табеля по установленной форме, предоставляем заполненный бланк:

Нужна ли печать?

Табель учета рабочего времени относится ко внутренней документации, на основании которой рассчитывается заработная плата.

Однако в виду того, что титульный лист табеля содержит все реквизиты компании, печать ни на первом, ни на втором листе сего документа не проставляется.

Какой датой составляется?

Независимо от того, в какие сроки производится оплата труда на том или ином предприятии, к учету принимается именно календарный месяц с 1-го по 31-число.

Именно поэтому дата составления документа должна проставляться с 1-го.

Однако в случае если начало месяца совпадает с общепризнанными выходными, а предприятие занято в режиме пятидневки, табель открывается с первого рабочего дня месяца.

Когда закрывать и сдавать?

Учетным периодом для начисления заработной платы является полный календарный месяц. Именно поэтому табель закрывается 31-го либо же 30-го числа, то есть в последний рабочий день месяца.

Ведь если табель сдать заранее, к примеру, за день или два, есть вероятность того, что придется создавать корректирующий табель, учитывая, что кто-то из сотрудников может внезапно заболеть.

А вот подавать табель в бухгалтерию уже для расчета заработной платы уполномоченное лицо может и в первый день следующего месяца, но не позднее нескольких дней до даты, установленной для выплаты заработной платы в компании, так как оплату нужно еще и рассчитать.

Как заполнить больничный из расчета МРОТ? Образец — здесь.

Образец приказа о переносе даты отпуска представлен тут.

Нюансы оформления

Имея бланк табеля учета рабочего времени, а также список условных обозначений, кажется, что заполнить указанный документ совсем не сложно. А между тем, нужно учесть множество нюансов, ведь даже отпуск бывает нескольких видов, что подразумевает различное применение кодировок, что уже говорить о поводах отсутствия на рабочем месте по другим менее уважительным причинам.

В силу ТК РФ труженикам в качестве мер социальной поддержки дано право на несколько видов отдыха либо же освобождения от работы, при этом не все из них подлежат оплате, в связи с чем кодировка для каждого отпуска применяется отдельная.

В частности:

  • ежегодный – ОТ/09;
  • дополнительный – ОД/10;
  • учебный отпуск с оплатой — У/11;
  • ученический отпуск без оплаты – УД/13;
  • отпуск по БиР – Р\14;
  • отпуск по уходу за крохой — ОЖ/15;
  • админ.освобождение при наличии разрешения руководства – ОД/16;
  • отпуск без оплаты в качестве льготного – ОЗ/17;
  • дополнительный отпуск без оплаты, к примеру, тем же родителям двоих детей – ДБ/18.

Больничный

Имеет свои особенности и кодировка периода нетрудоспособности, учитывая, что в рамках ФЗ от 29.12.2006 N 255 он может быть как оплачиваемым, так и бесплатным.

Работа на больничном

Согласно норм ТК РФ на период болезни работник полностью освобождается от выполнения вмененных обязанностей, но при этом за ним сохраняется его должность, а также средний заработок.

А так как привлечение к работе в период нетрудоспособности запрещено законом, кодировки отражающей выход на работу не предусмотрено.

Переработки

В рамках закона переработкой являются часы труда сверх установленной нормы. К примеру, если общепринятая протяженность смены составляет 8 часов, то дополнительные 2 часа уже будут являться переработкой.

А так как стандартная смена оплачивается по стандартному тарифу, а сверхурочные по повышенной норме, в силу ст.152 ТК РФ указанные часы отражаются по-разному.

Так, в верхней клеточке проставляется следующая запись: Я-8 часов, в нижней: С-2.

Отсутствие работника без причины

Принято считать, что если сотрудник не появился на работе и никого не предупредил о своем отсутствии, он совершил прогул.

Тут может быть несколько вариантов, в связи с чем применяется несколько кодов:

  • если труженика нет на месте, и никто не знает где он, в первый день для начала проставляется НН;
  • после появления сотрудника на месте и оформления письменного объяснения либо же предоставления иного документа, допустим, больничного, указывается код «ПР» — прогул либо же «Б» болезнь.

Однако код НН, который применяется в случае, когда причина отсутствия работника на протяжении целого дня не известна, не оставляется в табеле, а меняется после выяснения всех обстоятельств уже на соответствующую кодировку.

Обозначение НН отсутствует в ежемесячном бухгалтерском отчете о порядке начисления заработной платы и учесть все дни месяца не представляется возможным.

То есть в случае возникновения нестандартной ситуации с исчезнувшим работником лучше всего данные отразить в карандашном варианте, а также составить акт об отсутствии.

Еще одним спорным моментом заполнения табеля при неявке на работу является прогул в несколько часов.

Работник как бы не совершил прогул, учитывая, что для квалификации действий подобным образом в рамках ст.81 ТК РФ нужно прогулять более 4-х часов либо же целую смену.

В подобной ситуации, следует использовать следующую схему: Я-6 часов, НН-2 часа.

В ТК РФ, да и в других актах трудовой направленности отсутствует такое понятие как отгул. При этом указанный день законом определяется как дополнительный выходной день.

К примеру, в рамках ст.153 ТК РФ за работу в выходной день труженик может попросить двойную оплату либо же одинарную с предоставлением выходного, который переносится на другой день и оплате не подлежит на основании кодировки – НВ.

Однако, если сотрудник воспитывает ребенка-инвалида, ему в силу ст.262 ТК РФ полагается 4 дополнительных дня отдыха в месяц с оплатой, которые отражаются в табеле посредством кода – ОВ.

Если работника отпустили домой раньше

Ситуации, когда сотруднику необходимо отлучиться с работу на часик или два пораньше, не редкость. И в обычных ситуациях все решается на уровне устной договоренности, то есть сегодня не доработал, завтра задержался.

Но закон такое решение не предусматривает, поэтому в подобной ситуации труженику проставляют фактически отработанное время, то есть, к примеру, те же 7 часов.

Командировки

В силу закона, командировкой является поездка за пределы предприятия в другой населенный пункт для решения вопросов или выполнения определенных заданий производственного назначения по распоряжению руководства. При этом учитывая, что сотрудник фактически все равно выполняет свои обязанности, ему полагается оплата за дни поездки в размере среднего заработка.

Но прежде чем оплата будет начислена, заполняется табель, в котором все дни командировки отмечаются кодом –К, а вот часы проставляются в соответствии с режимом труда, который и был у сотрудника на его родном предприятии.

Кстати, дни пути к месту выполнения служебного задания и обратно также входят в период командировки, поэтому кодировка в табель вносится с первого дня отсутствия.

В понимании многих простой – это приостановление работы на время, которое все равно подлежит оплате.

Но остановиться предприятие может по нескольким причинам:

  • по вине работодателя;
  • по вине сотрудника;
  • по независящим от сторон обстоятельствам.

А так как указанные причины в силу ст.157 ТК РФ, имеют прямое отношение к размеру оплаты, в табеле они имеют разные условные обозначения, а именно:

  • РП при наличии вины руководства;
  • ВП по вине работника;
  • НП в случае непредвиденных обстоятельств.

Отстранение от работы

Как правило, отстранение от работы в силу ст.76 ТК РФ производится по вине труженика, который в установленные сроки не прошел медицинское обследование либо же лишился права на занятие определенной деятельности, к примеру, водительских прав либо же лицензии на оружие.

А так как работник не исполняет свои обязанности, оплата ему не начисляется, хотя и прогулом его отсутствие на предприятии не назовешь, и в табель вносится код – НБ.

Однако если вины сотрудника в том же просроченном медосмотре либо проверке знаний по охране труда нет, за ним сохраняется заработная плата даже в период отстранения, которое в данной ситуации отражается в табеле как НО.

Как оформить срочный трудовой договор в бессрочный? Узнайте тут.

Донорские дни

Сдача крови, а также плазмы в рамках закона приравнивается к выполнению общественных и государственных обязанностей с рядом социальных льгот, включающих сохранение среднего заработка, а также предоставление дополнительного выходного дня.

При этом непосредственно в день прохождения обследования, а также забора крови работник также освобождается от работы с проставлением в табеле кода «Г».

Прохождение медицинского обследования

Постановление Госкомстата № 1 не содержит отдельного обозначения для дня, который предназначен для медицинского обследования работников, за которыми, кстати, в силу ст.185 ТК РФ сохраняется усредненный тариф, именно поэтому многие предприятия используют собственную кодировку, к примеру, следующую: М\О.

Совместительство и совмещение

Совместитель является таким же штатным сотрудником как все остальные и подчиняется тому же распорядку дня. Единственным исключением является индивидуальный режим труда, а также половина нормы рабочего времени, которая в табеле отражается следующим образом: Я/4, то есть ровно половина смены.

При этом, если совместитель является внутренним, его данные присутствуют в табеле дважды, но по разным занимаемым им должностям.

А вот совмещение предполагает увеличение имеющегося объема труда либо же его интенсивности, причем в рамках того же 8-ми часового дня.

А так как протяженность смены не меняется, и сотрудник вознаграждается за дополнительный труд на основании приказа доплатой, в табеле проставляется стандартное обозначение в виде: Я-8.

В бюджетных организациях

Бюджетные организации имеет отдельную специфику труда, а также формы бюджетной отчетности включая и табель, форму которого в excel можно скачать тут:

При сменном графике

Сменный график работы подразумевает непрерывное производство труда, осуществляемое не только в дневные и ночные часы, но и в дни, которые считаются общепринятыми выходными.

К примеру, смена работника начинается 5 числа в 8 вечера, а оканчивается в 8 утра, при этом ночными часами является период с 22.00 до 6.00 утра.

В данной ситуации табель будет заполнен следующим образом:

Как заполнить и вести табель учета рабочего времени в 2018 году: обозначения и сокращения правила заполнения кто подписывает срок хранения образец

Табель учета рабочего времени: образец заполнения на 2018 год

В каждой организации, независимо от ее рода деятельности, на каждого работника ведется табель учета рабочего времени. Многие считают, что он не является важным документом, но на самом деле ведение табеля обязательно, а его отсутствие наказуемо.

Табелем учета рабочего времени называется документ, в котором указывается информация о том, сколько смен и какое количество часов фактически было отработано сотрудником за месяц. Также в нем отражаются все прогулы, отпуска и нахождение на больничном.

Табель учета рабочего времени необходим:

  1. Бухгалтерии — по данным табеля сотруднику ежемесячно начисляется его заработная плата.
  2. Налоговой службе — при проверке правильности уплаты налогов, которые удерживаются с заработной платы, табеля используются для сверки данных.
  3. Трудовой инспекции — она может проверить, не нарушает ли работодатель права своих работников.

Ответственного за ведение табеля учета рабочего времени назначает руководитель организации. Для этого оформляется специальный приказ. Обычно этим занимается каждый руководитель подразделения. При многочисленном штате работников в организации может быть открыта отдельная вакансия табельщика.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, который, согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, должен обязательно присутствовать на каждом предприятии, об этом говорится в статье 91.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Для оформления отработанного времени разработаны унифицированные формы Т-12 и Т-13. Разница между ними состоит в том, что форма Т-12 размещается на двух листах, каждый месяц после заполнения она подписывается руководителем и сдается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Что касается формы Т-13, то она оформляется в электронном виде в специальной программе, в которой уже введены все необходимые данные и реквизиты. В конце каждого месяца создается бланк и распечатывается. После документ заверяется руководителем и сдается бухгалтеру по расчету заработной платы.

Поэтапная инструкция по заполнению табеля

В заполнении формы табеля нет ничего сложного, так как все строки и графы имеют обозначения того, какая информация должна в них содержаться.

В первую очередь необходимо заполнить шапку документа:

  1. Наименование организации.
  2. Наименование структурного подразделения, в котором трудятся работники.
  3. Код ОКПО.
  4. Номер документа по порядку.
  5. Дата составления табеля. В этом месте необходимо вписать последний день месяца. Отчетный период, то есть первый и последний день отчетного месяца.

После заполнения шапки документа можно приступать к оформлению табличной части:

После заполнения таблицы располагаются строки для подписей:

  • ответственного лица — должность, подпись, расшифровка;
  • руководителя структурного подразделения — должность, подпись, расшифровка и дата;
  • сотрудник отдела кадров — должность, подпись, расшифровка и дата.

Порядок ведения документа подробно представлен на видео.

Как отразить отпуск

Перед тем как фиксировать в табеле нахождение сотрудника в отпуске, необходимо определить его вид:

  1. Очередной — отпуск, который полагается каждому сотруднику ежегодно, обозначается ОТ или ОД.
  2. Без сохранения заработной платы — сотрудник имеет право взять несколько неоплачиваемых дней отпуска, необходимых ему по личным обстоятельствам, обозначается ОЗ или ДО.
  3. Учебный — сотрудник во время прохождения сессии может не посещать работу, ему оформляется оплачиваемый отпуск, код У.
  4. По беременности и родам — обозначается как Р.
  5. По уходу за ребенком — этот период также считается отпуском, код обозначения ОЖ.

При фиксировании в табеле отпускных дней ежедневно проставляется соответствующий ситуации код, а часы не указываются.

Обозначения и коды в табличной части документа

Для того чтобы избежать записи большого объема информации, были установлены унифицированные коды и обозначения.

Основные коды по оплате труда:

Коды, обозначающие присутствие сотрудника на работе:

Что касается нахождения в командировке:

Отсутствие сотрудника по разным причинам обозначается:

Ведение в бюджетных организациях

В бюджетных организациях также необходимо вести учет рабочего времени. Единственное отличие в его ведении состоит в том, что добавляются обозначения, соответствующие роду деятельности:

Учет рабочего времени также ведется ежемесячно, документ создается 3 дня до начала периода и по его окончанию сдается в бухгалтерию для расчета.

В шапке документа указывается не только наименование организации, но и ставится соответствующий цифровой код.

Штрафы и ответственность

Ведение табеля учета рабочего времени является обязательным для любого предприятия, поэтому ненадлежащее исполнение этой обязанности или полное его отсутствие грозит получением наказания. В таком случае будет признано нарушение трудового законодательства.

Ответственное лицо может получить выговор, если это произошло впервые. При повторном обнаружении нарушения накладывается штраф от 1000 руб. до 5000 руб. Что касается организации, то ей грозит штраф от 30000 руб. до 50000 руб.

Ведение табеля учета рабочего времени необходимо не только на уровне обязанности, это, в первую очередь, облегчает начисление заработной платы каждому сотруднику и позволяет избежать спорных моментов в этом деле. Поэтому относиться к фиксированию фактически отработанного времени нужно со всей ответственностью.

Рекомендуем другие статьи по теме

Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

В соответствие с частью 3 статьи 91 Трудового Кодекса РФ, бюджетная организация обязана вести учет времени труда в табеле. Это обязательный документ, на основании которого происходит начисление заработной платы.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году

Коды в документе по учету продолжительности труда сотрудников необходимы для корректного заполнения бумаги. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в методических рекомендациях к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, для планового отпуска в табеле обозначение — «О».

Итак, изучим табель учета рабочего времени: обозначения букв, которые используются для заполнения, а также их расшифровка для удобства приведены в таблице.

Для удобства предлагаем скачать файл с расшифровкой табеля учета рабочего времени 2018 года.

Можно ли использовать свои сокращения

Предприятие вправе самостоятельно дополнить при необходимости буквенные обозначения (согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Например, для обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — отпуск по уходу за ребенком.

Для удобства и разграничения видов отпусков можно ввести код «ДО» в табеле учета рабочего времени, что будет отражать отпуск без сохранения заработной платы. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.

При введение дополнительных кодов, необходимо закрепить перечень новых буквенных обозначений в локальном документе.

Заполняем документ с использованием кодов

В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная Приказом Минфина России от 30.03.2015 №52Н. Заполнение происходит двумя способами:

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных часов.
  2. Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т.п., в форме 0504424 указывается только буквенный код.

Выбор способа определяется кадровой и учетной политикой организации. Табель учета рабочего времени обозначения, расшифровка кодов, а так же способ заполнения документа необходимо закрепить в локально нормативном документе организации.

В форме 0504421 табеля учета рабочего времени условные обозначения проставляются только буквенные символы (Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Необходимо помнить основные правила заполнения документа:

  1. Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
  2. Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы), вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
  3. В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы отклонений, в нижней половине клетки — условные обозначения отклонений.
  4. В случае, если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код отклонения, а знаменатель — часы работы. Например Н/2 означает, что работник отработал в ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
  5. Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и порядке утвержденным учреждением.
  6. В строке «Вид табеля» указывается: при первичном заполнение цифровое обозначение — «0», при корректировке, начиная с единицы проставляется соответствующий номер: «1», «2» и т.д.

Образец заполнения формы 0504421

Кто должен вести

Документ заполняет ответственное лицо, назначенное приказом либо по всей организации, либо по отдельным подразделениям (кафедрам, отделам, факультетам и тп), в зависимости от структуры и кадровой политики.

Сколько хранить

Форма 0504421 хранится 5 лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными — 75 лет (ст. 586 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Заполнение табеля учета рабочего времени — образец заполнения 2018

Check Also

статьи: Входит ли учеба в трудовой стаж для начисления пенсии? Что входит в трудовой стаж при начислении пенсии? До 2002 года, пока не возникла реформа, года по обучению в ВУЗе входили в общий трудовой стаж.

статьи: Входит ли отпуск по уходу за ребенком в общий трудовой стаж? Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет входит ли в трудовой стаж? Засчитывается ли трудовой стаж при отпуске по уходу за ребенком? Отпуск по уходу за ребенком и трудовой стаж Общим трудовым стажем принято называть срок работы, исходя из которого будет рассчитываться размер пенсионной выплаты по достижению определенных лет.

статьи: Если увольнение приходится на выходной день — как правильно уволить Увольнение при сменном графике работы в выходной день Как оформить приказ если дата увольнения выпадает на выходной день? Увольнение по срочному трудовому договору в выходной день — как написать Можно ли уволить работника в выходной день в 2018? Сотрудник может уволиться в любой момент, однако график работы администрации не всегда может сходиться.

статьи: Виды пенсий по государственному пенсионному обеспечению Порядок оформления перевода с одного вида пенсий на другой Понятие и виды пенсий Пенсии – особый вид ежемесячного денежного пособия, который устанавливается гражданам, утратившим трудоспособность по возрасту либо в следствии болезни.

статьи: От чего зависит размер оплаты больничного после декрета? Заявление на расчет больничного после декретного отпуска как написать? Образец заявления на расчет больничного после декретного отпуска Как рассчитать больничный по уходу за ребенком после декрета? Как рассчитать больничный после декретного отпуска? Жизнь непредсказуемая, поэтому на следующий день после декрета может понадобиться получать больничный лист.

статьи: Какие нужны документы для оформления больничного листа по беременности? Сколько дней длится больничный по беременности и родам? Оплачивается ли больничный лист по беременности и родам? Заявление на оплату больничного по беременности и родам – образец В какие сроки выплачивается пособие по беременности и родам? Когда выплачивается пособие по беременности и родам – условия Расчет пособия по беременности и родам в 2018 году Как оплачивается больничный по беременности и родам? Пособие по родам и последующему периоду выплачивается за счет денежных средств фонда социального страхования.

статьи: Как оплачивается больничный лист в 2018 году от стажа? Как оплачивается больничный лист по беременности и родам Как оплачивается нарушение режима больничного листа Как оплачивается больничный лист в 2018 году Обязательная оплата времени, которое работник находится на больничном, является одной из основных гарантий трудовых прав.

статьи: Больничный на испытательном сроке — оплата и продление Больничный лист по беременности и родам в 2018 году Оплата больничного листа при производственной травме в 2018 году Работа по совместительству дает возможность работнику увеличить свой уровень дохода.

статьи: Можно ли продлить отпуск в связи с больничным листом? Как правильно продлить больничный лист во время отпуска? Приказ о продлении отпуска по больничному листу как написать? Оплата больничного листа во время отпуска как происходит? Как продлить больничный лист во время отпуска? Если нетрудоспособность работника формально возникла во время проведения ежегодного отдыха, то он вправе обратиться к работодателю за увеличением количества дней и проведением оплаты общего срока отпуска.

статьи: Какие документы нужны чтобы встать на учет на бирже труда 2018 Москва? Как встать на биржу труда в Москве в 2018 через интернет? Можно ли встать на биржу труда в Москве с временной регистрацией? Как встать на учет в центр занятости в Москве без прописки Как встать на учет в центр занятости населения Москвы? В случае, если сотрудник принял решение отказаться от должности в данной компании или же в результате ликвидации предприятия работнику, который трудился на протяжении определенного времени в данной организации присваивается определенный статус, который именуется как безработный человек.

статьи: Чем отличается срочный трудовой договор от бессрочного? Когда срочный трудовой договор становится бессрочным? Как перевести работника со срочного трудового договора на бессрочный? Бессрочный трудовой договор с работником образец 2018 Как перевести работника со срочного трудового договора на бессрочный? При работе по контракту с установленными сроками работник желает перевести такой документ в бессрочный.

статьи: Процесс установления неполного рабочего времени по инициативе работодателя Как оформить приказ об установлении неполного рабочего времени — образец Есть ли разница между сокращенным и неполным рабочим днем? Устраиваясь на работу между сторонами: работодателем и сотрудником оформляется трудовой договор.

Аутстаффинг это предоставление внештатных сотрудников в аренду другому предприятию. С 2016 года по отношению к заемному труду в законодательстве были внесены некоторые коррективы.

статьи: Увольнение в связи с призывом в армию — порядок и правила Можно ли забрать заявление об увольнении по собственному желанию Увольнение задним числом по собственному желанию — порядок и правила Приказ о сокращении штата и сокращении численности Увольнение за систематическое неисполнение трудовых обязанностей Увольнение в связи с призывом в армию — порядок и правила Увольнение по трудовому договору далеко не всегда продиктовано волей или собственным желанием одной из сторон расторгнуть отношения.

статьи: Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство Приказ об увольнении в запас — особенности увольнения В практике существует такое понятие, как взаимозаменяемость сотрудников.

статьи: Закон РФ о государственной службе с последними изменениями Закон о занятости населения в РФ на 2018 год с разъяснениями Федеральный закон о профсоюзах их правах и гарантиях их деятельности В нашей жизни существует множество бытовых опасностей, одной из которых является пожар.

статьи: Приказ об отмене совмещения должностей — особенности оформления Особенности работы по совместительству педагогических работников 2018 Особенности основной работы и работы по совместительству Условия и размер оплаты труда при работе по совместительству Дополнительное соглашение о совмещении должностей — правила оформления Как правильно написать заявление о приеме на работу по совместительству? Внешнее совместительство — понятие и особенности оформления Вопрос, который возникает при оформлении внешнего или внутреннего совместительства: сколько ставок можно иметь при дополнительном месте службы.

статьи: Образец программы внутреннего аудита по охране труда Аудит по охране труда в 2018 году Аудит по охране труда — это комплекс проверок охранной системы организации на строгое выполнение всех функции и поддержание документации в порядке.

статьи: Можно ли взыскать алименты с пенсии по инвалидности Взимаются ли алименты с пенсии ветерана боевых действий Удерживают ли алименты с пенсии по потере кормильца Удерживаются ли алименты с пенсии у работающего пенсионера Взимаются ли с пенсии алименты В настоящее время не все денежные средства могут являться объектом для взыскания.

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2018 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями: