Сроки хранения и уничтожения договоров

Золотое правило предпринимателя – хранить учётную документацию. И не просто правило, а обязанность: законодательство РФ строго определяет срок хранения договоров разных видов.

Срок хранение договоров

Как долго бумагам предстоит лежать на полках? Здесь всё зависит от их вида. Стандартный срок хранения договоров – это как минимум 5 лет. Причём этим бумагам нужно не просто отвести полку стеллажа, а по истечении 5 лет организовать списание договоров или их уничтожение по специальному акту. А есть и такая документация, что должна храниться постоянно.

Постоянный срок хранение договоров

5-летний, а то и вечный срок хранения договоров – не удивительно, что российская фирма постепенно накапливает не только опыт, но и целые стопки бумаг. Хранение договоров требует большого пространства на предприятии, иногда – целой «библиотеки». Со временем начинает подходить срок уничтожения одних договоров. Но как быть, если они лежат «вперемешку» с другими? Скажем, с документами об аренде или собственности, не подлежащими утилизации никогда? Эти «вечные договора» нужно хранить как зеницу ока, ведь их отсутствие неминуемо приведёт к штрафу при первой же проверке.

Зачем превышать срок

С другой стороны, превышенный законный срок хранения договоров – это тот же штраф. Поэтому любая первичная документация (будь то приходная, отчётная или кадрово-зарплатная), без которой не обходится ни один предприниматель, должна быть утилизирована вовремя. Уничтожение договоров проводится конфиденциально, уполномоченными на то организациями.

Незаконное уничтожение договоров

А вот незаконное уничтожение документации может повлечь за собой административную и даже уголовную ответственность.

Грамотное списание и уничтожение

Списание договоров предприятия, срок хранения которых истёк, представляет собой комплексную процедуру. Прежде всего, проводится экспертиза ценности бумаг. Так выделяется особо ценная документация и безошибочно определяется срок хранения договоров в делопроизводстве. Тщательно отбираются и документы, подпадающие под законы о списании договоров. А бумаги, больше не подлежащие хранению, фиксируются в Акте о выделении к уничтожению.

Второй этап

Следующий этап – это упаковка и транспортировка документов для утилизации. Сама утилизация происходит посредством измельчения или сжигания документов. Уничтожение договоров может происходить в присутствии представителей Вашей организации.

Экономическая целесообразность

Списание и уничтожение договоров – сама экономия. Эта услуга предотвратит штрафные санкции, освободит драгоценные офисные площади и избавит весь коллектив от ненужной траты рабочего времени на поиски необходимого документа. Добавим, что не обязательно уничтожать договора безвозвратно: при необходимости перед утилизацией документы можно отсканировать и создать удобный электронный архив – своеобразную «историю компании».

Накопилось много документов

Если на Вашем предприятии накопилось большое количество договоров с самыми разными сроками хранения и уничтожения, доверьте их нам. Экспертиза ценности документов, грамотное списание договоров в архив, предварительное сканирование и, наконец, утилизация по профессиональной технологии – за счёт опыта «Седьмой печати» эти задачи решаемы в минимальный срок.

Аргументы за нас

Важные аргументы в пользу нас, деловая ответственность и оперативность. При уничтожение договоров мы сможем обеспечить полную конфиденциальность и ограниченность доступа к документам сторонних лиц.

Договора с заказчиками срок хранения

Жаль, что Вы не указали, что именно оцениваете 😉

Согласно закону «Об архивном деле», минимальные сроки хранения устанавливаются законами, нормативными актами и Перечнями. Кроме того, организация может удлинить сроки хранения, исходя из собственных деловых потребностей, контрактных обязательств, сроков исковой давности, и с учетом информационной и исторической ценности документов.

Вот что, например, можно найти в законодательстве:

Федеральный закон от 29.07.1998 № 135-ФЗ «Об оценочной деятельности в Российской Федерации»

Статья 15.1. Обязанности юридического лица, с которым оценщик заключил трудовой договор

Юридическое лицо, которое намерено заключить с заказчиком договор на проведение оценки, обязано:
— хранить копию отчета или копии отчетов и копии документов, полученных от заказчика, третьих лиц и использованных при проведении оценки объекта оценки, в течение трех лет.

Ниже выписаны статьи Перечня, прямо или косвенно связанные с оценкой (кроме оценки земель)

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

ст. 172 Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества организации-должника — Постоянно (Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и др.) – 5 л. ЭПК)

ст. 429 Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации — Постоянно (при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов)

ст. 430 Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества — 10 л. ЭПК (После продажи)

ст. 436 Договоры, соглашения (не указанные в отдельных статьях Перечня) — 5 л. ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения

А вот пример из судебной практики:

Постановление ФАС Московского округа от 10.03.2009 № КГ-А40/76-09 по делу N А40-66373/07-104-380

«Согласно п. 2.1.10 договора от 03.11.2005 г. № 3-ОЦ оценочная компания обязана хранить копии составленных отчетов и всю документацию, использованную при составлении отчетов, в течение 3-х лет, вследствие чего кассационная инстанция находит несостоятельной ссылку истца на не сохранность отчетов об оценке.

В качестве доказательств оказания услуг по оценке арестованного имущества истцом в материалы дела представлены акты сдачи-приемки выполненных работ, направленные ответчику письмом от 12.02.2008 г. N 64.

Однако указанные акты оформлены истцом в одностороннем порядке и, при отсутствии отчетов об оценке, факт оказания истцом услуг ответчику не подтверждают.»

Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.

Жаль, что Вы не указали, что именно оцениваете 😉

Согласно закону «Об архивном деле», минимальные сроки хранения устанавливаются законами, нормативными актами и Перечнями. Кроме того, организация может удлинить сроки хранения, исходя из собственных деловых потребностей, контрактных обязательств, сроков исковой давности, и с учетом информационной и исторической ценности документов.

Вот что, например, можно найти в законодательстве:

Ниже выписаны статьи Перечня, прямо или косвенно связанные с оценкой (кроме оценки земель)

А вот пример из судебной практики:

Я бы резюмировала существующие требования примерно так: документы, которые могут потребоваться для защиты своих интересов в ходе возможных судебных споров, нужно хранить минимум 3 года (общий срок исковой давности). Документы, которые нужны Вашей организации в интересах налогового учета, нужно хранить 4 года, а бухгалтерского учета – 5 лет с момента завершения последней подтверждаемой ими операции.

Дальше организация уже сама решает, что ей выгодней: как можно скорее уничтожить документы по истечении минимального срока хранения (и спрятать концы в воду), или сохранить их подольше. Для выборочного более длительного сохранения документов можно использовать собственную пометку ЭК.
я скачала перечень документов этих за 2010 год. Но там нет такого, статьи совсем другие..

я скачала перечень документов этих за 2010 год. Скорее всего, Вы скачали какой-то из проектов перечня 🙂

Используйте онлайн-версию Консультант+, это надёжнее (войти в неё можно отсюда http://www.consultant.ru/ )

Приказом Минэкономразвития России от 4 июля 2011 г. № 328 утвержден федеральный стандарт оценки «Виды экспертизы, порядок ее проведения, требования к экспертному заключению и порядку его утверждения (ФСО № 5)».

В документе установлены требования к порядку проведения экспертизы отчета об оценке, к содержанию экспертного заключения и порядку его оформления, в том числе и сроки хранения — «в течение общего срока исковой давности».

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=116330

а то что это документы гос органов и ОМС?
у меня же ООО.
И я составляю номенклатуру по:
ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

можно смешивать перечни в номенклатуре? и если да, то как указывать какая статья из какого перечня?

а то что это документы гос органов и ОМС?
у меня же ООО.

В данном случае логика простая, и она не зависит от формы собственности организаций: Если Ваша организация выступает в роли оценщика, то в Ваших же интересах хранить отчеты об оценке, как минимум, в течение общего срока исковой давности — на случай конфликта с заказчиком. Если же они используются как основание для определенных операций Вашего налогового/бухгалтерского учёта, то хранить их будет нужно соответственно не менее 4 и 5 лет с момента окончания последней такой операции.

Если же оценивают Вас, то нужно исходить из того, что именно оценивается, и где эти документы используются. Например, оценку Вашей недвижимости имело бы смысл хранить постоянно.

можно смешивать перечни в номенклатуре? и если да, то как указывать какая статья из какого перечня?Конечно, можно, никто этого не запрещает. IMHO проще всего — как в статьях — составить список использованных перечней (в начале или в конце номенклатуры), и указывать номер/обозначение — например, ст.363 [П2010]

проще всего — как в статьях — составить список использованных перечней (в начале или в конце номенклатуры), и указывать номер/обозначение — например, ст.363 [П2010]
не совсем поняла где составить перечень?имеете ввиду после номенклатуры написать перечни? или как
просто можно обозначит ст. 325 (1)* ст. 152 (2)*
но где обозначить что есть 1, а что 2 ??

что касается оценки. то мы оцениваем: имущество предприятий банкротов (дебиторка), оценка квартир, автомобилей.

Добрый день! Подскажите пожалуйста ,какой срок хранения протоколов об административном правонарушении ,и необходимо ли отражать эти сроки хранения в номенклатуре дел?
Ответ на этот вопрос зависит от того, в какой организации Вы работаете, а также от характера правонарушения.

Ведомства, сотрудники которых оформляют протоколы, а также судебные органы хранят эти документы по собственным правилам. Вот некоторые цитаты:

«Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 г. № 112)

ст.235. Дела об административных правонарушениях, производство по которым осуществляется в форме административного расследования — 5 лет ЭПК

ст.236. Дела об административных правонарушениях, влекущих административное выдворение за пределы Российской Федерации — 5 лет ЭПК

ст.237. Дела об административных правонарушениях, влекущих административное приостановление деятельности — 5 лет ЭПК

ст.238. Дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях — 5 лет ЭПК

ст.264. Производства по надзорным жалобам (протестам) на постановления по делам об административных правонарушениях — 5 лет ЭПК

«Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения» (утв. приказом Генеральной Прокуратуры Российской Федерации от 30 апреля 1997 г. № 19)

Ст. 59. Переписка по делам об административных правонарушениях – 5 лет

Остальные организации могут (в отсутствие прямых требований в законодательно-нормативных актах) ориентироваться на типовые Перечни. Там есть, например, следующие статьи:

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

ст.188 Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера — 5 л. (2) ЭПК
(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований – 3 г.
(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств – пост.

ст.680 Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов — Пост.

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182)

ст.1454 Протоколы о наложении штрафов за неправильную эксплуатацию опасных производственных объектов и документы (объяснительные записки, квитанции оплате штрафов) к ним. — 5 лет.

ст.1487 Протоколы о наложении штрафов за неправильное использование и хранение особо опасных веществ и материалов и документы (объяснительные записки, квитанции об уплате штрафов) к ним. — 5 лет

Рассматривая всю эту «картину» в целом, мне кажется, что ст.188 Перечня 2010 года может служить хорошей отправной точкой. В случае судебных споров, срок хранения лучше отсчитывать от момента принятия окончательного решения.

Если протоколы формируются в самостоятельные дела, то они, естественно, должны быть отражены в номенклатуре дел. Если протоколы входят в состав дел/досье, содержащих и другие документы, то срок хранения этих дел и досье должен быть не меньше максимального из сроков хранения, установленных для документов, входящих в дело.

Срок хранения договоров

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
  • составление описи документов;
  • утилизация и составление акта.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Срок хранения договоров

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно. Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже.

Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

  • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:
    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

(Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.)

Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

  • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
  • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
  • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
  • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

*Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя.

Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению. Хранятся 5 лет.

А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

Советуемся с коллегами

Секретарь и делопроизводитель может и не знать обо всех договорах, которые заключает организация. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что так оно и есть. Поэтому сделать нужно следующее:

1) вынести из предметных указателей обоих перечней все виды договоров, которые там прописаны;

2) сформировать их в единый список;

3) взять в руки этот список и пройтись по всем отделам компании, которые могут заключать договоры;

4) показать начальникам этих отделов список и попросить отметить галочкой те виды договоров, которые заключает его отдел.

На этом этапе может обнаружиться, что при одинаковом смысловом значении наименования договоров в организации и в перечне могут различаться. Например, отдел автотранспорта заключает договоры ОСАГО, которые попадают под статью Перечня-1 номер 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности».

И только после того, как все начальники отделов отметили «своё», можно использовать палочку-выручалочку – статью 436 – и хранить все остальные договоры компании в соответствии с ней в течение 5 лет.

Договоры в номенклатуре дел

Разнести договоры по номенклатуре дел можно двумя способами, независимо от того, отвечает ли за них один специальный отдел (договорной, юридический), или то подразделение, которое его заключало.

Способ 1. Один вид договора – одно дело

Договоры в номенклатуре группируются по видам: отдельно договоры купли-продажи, отдельно договоры аренды и т.п.

Способ 2. Группировка по сроку хранения

Договоры можно сгруппировать и по срокам хранения, так, что в одном деле будет находиться несколько видов договоров. Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна):

Когда начинается срок хранения договора?

В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить?

Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа. Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно.

Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания. Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы.

Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему. Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса. Пока не будут отделаны все помещения, он действует. Как же тогда определить дату его окончания? Очень просто. Исполнение обязательств по договору всегда документируется: это чаще всего акт о приеме-передаче работ. В нем написано, что одна сторона сделала все, что должна была, а другая – оплатила в полной мере ее работу. Здесь же стоят подписи сторон, а главное – дата. Она и будет считаться датой исполнения обязательств по договору.

Таким образом, если договор, срок хранения которого составляет 5 лет, был заключен в 2015 году, а акт приема-передачи работ датирован 2016-м, то срок хранения договора начнется 1 января 2017 года. Уничтожить его можно будет после 1 января 2022 года.

Должна ли организация хранить у себя дополнительный экземпляр результатов работ, которые направлялись Заказчику?

Вопрос-ответ по теме

Здравствуйте, уважаемая редакция! Наша организация является исполнителем по договору на выполнение определенных работ. Согласно условиям договора мы представляем Заказчику результаты работ (как правило, это технические отчеты, кадастровые паспорта, межевые планы — отражающие специфику деятельности нашей организации). По завершению работ по договору, оформляются: акт сдачи-приемки выполненных работ по договору и счет-фактура. Должна наша организация хранить у себя дополнительный экземпляр результатов работ, которые направлялись Заказчику? Каким документом это обусловлено? При проверке налоговые органы не потребуют с нас представить результаты работ по данному договору? И если мы должны хранить у себя, то вытекает вопрос: какой срок хранения и согласно какой статье Перечня этот срок определен?

Порядок взаимоотношений межу гражданами и юридическими лицами регламентируется Гражданским кодексом РФ. Из договоров и иных сделок, предусмотренных законом, а также из договоров и иных сделок, не предусмотренных законом, но не противоречащих ему возникают гражданские права и обязанностей участников сделок/сторон договора Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Таким образом, все ключевые условия взаимоотношений сторон, в том числе порядок документооборота, как правило определяются соглашением/договором между сторонами, если иное не предусмотрено законодательством. В договоре может быть прописаны следующие условия оформления результатов выполненных работ:

  1. срок предоставления документов;
  2. форма документов (бумажный носитель или электронный);
  3. особенности оформления документов (наличие соответствующих виз согласования, подписей, грифов утверждения, регистрационных номеров и иных реквизитов);
  4. количество экземпляров;
  5. порядок хранения результатов выполненных работ.

Так, например, в договоре может быть прописано, что результаты работ в виде технического отчета или кадастрового паспорта предоставляются – заказчику в бумажном виде (2 экз.) и в электронном виде, а у исполнителя остается электронная форма этих документов. При этом стороны признают, что результаты работ, оформленные указанным выше способом, являются идентичными по содержанию.

Однако, в данном случае следует обратить внимание на особые требования как к выполнению данных работ, так и к оформлению их результатов, которые могут регламентироваться законодательно. Например, в Федеральном законе «О кадастровой деятельности» от 24.07.2007 № 221-ФЗ прописываются права и обязанности кадастровых инженеров при осуществлении кадастровой деятельности.

Данным Федеральным законом предусмотрена их обязанность по хранению актов согласования местоположения границ земельных участков, подготовленных в ходе выполнения кадастровых работ, и передаче их в орган регистрации прав в порядке и в сроки, которые установлены органом нормативно-правового регулирования в сфере кадастровых отношений (ст. 29.1, п.2, пп.9). При этом ст. 33 данного ФЗ предусмотрено, что при выполнении кадастровым инженером кадастровой деятельности в качестве работника юридического лица, указанная выше ответственность (по хранению актов согласования местоположения границ земельных участков) лежит на данном юридическом лице.

Также Федеральным законом «О кадастровой деятельности» (ст. 36) прописаны основные условия договора подряда на выполнение кадастровых работ: обязанность выполнения исполнителем (кадастровым инженером) кадастровых работ по заданию заказчика, а также передача заказчику документов, подготовленных в результате выполнения этих работ с учетом требований данного Федерального закона. При этом прописана ответственность заказчика принять указанные документы и оплатить выполненные кадастровые работы, если иное не установлено данным Федеральным законом. Таким образом, Федеральным законом «О кадастровой деятельности» не предусмотрена обязанность по хранению исполнителем результатов работ по договору.

Однако хранение подобных документов может быть оправдано с точки зрения выполнения требований надзорных органов (Росреестр, налоговая инспекция и др.), а также наличия ресурсов для организации хранения и представления данных документов по запросам.

Так при проведении налоговых проверок, которые регламентируются Налоговым кодексом РФ, должностными лицами проверяются, анализируются, сопоставляются и оцениваются документы и информация, имеющие значение для формирования выводов о правильности исчисления, удержания и уплаты (перечисления) налогов и сборов, а также для принятия обоснованного решения по результатам проверки, в частности:

  • договоры (контракты), приложения и дополнительные соглашения к ним;
  • акты приема-передачи; акты выполненных работ;
  • другие первичные учетные документы, подтверждающие факты совершения налогоплательщиком хозяйственных операций (осуществление деятельности), а также иные документы и информация, необходимые для исчисления (удержания) и уплаты (перечисления) налогов (сборов, взносов);
  • иные документы и сведения, в том числе указанные в рекомендациях ФНС России по вопросам проведения предпроверочного анализа налогоплательщика (Письмо ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок»).

При проведении проверок должностные лица вправе истребовать необходимые документы как у проверяемой организации, так и у контрагентов и иных третьих лиц (ст. 93.1. Налогового кодекса РФ). В частности, проверке подлежат правильность исчисления налогов по операциям, связанным с исполнением договоров, обоснованность квалификации договоров, проводятся контрольные мероприятия по проверке взаимоотношений и расчетов с контрагентами.

Учитывая изложенную информацию, можно кратко ответить на заданные вопросы.

1. Должна наша организация хранить у себя дополнительный экземпляр результатов работ, которые направлялись Заказчику?

Результаты выполненных работ желательно хранить в идентичных экземплярах у сторон договора.

2. Каким документом это обусловлено?

Порядок составления документов и их хранения определяются в самом договоре, а также во внутреннем нормативном документе организации-исполнителе. Данное условие должно соответствовать требованию законодательства, регламентирующего специфический вид деятельности организации-исполнителя.

3. При проверке налоговые органы не потребуют с нас представить результаты работ по данному договору?

Документы по исполнению договора, включая акт выполненных работ и результаты работ могут быть затребованы при проведении налоговых и иных проверок.

4. Какой срок хранения и согласно какой статье Перечня этот срок определен?

Срок хранения документов, являющихся результатами выполненных работ (если иное не установлено законодательством) определяется по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Для документов (актов, справок, счетов) о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации, установлен срок хранения 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 456 (а), прим.1).

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!