Содержание статьи:

Какие документы должны выдать работнику при увольнении?

Увольнение сотрудника — это ответственная операция, как для самого работника, так и для работодателя.

При осуществлении процедуры необходимо придерживаться четкой схемы, а также соблюдать все правила заполнения документов: как необходимых для ведения процесса, так и тех, что в последующем будут переданы сотруднику.

Порядок действий

Расторжение трудового договора может быть осуществлено по многим причинам.

Каждая из них включается в одну из нескольких групп:

  • по собственному желанию;
  • в результате ликвидации компании;
  • нарушение одной из сторон условий, оговоренных в трудовом договоре;
  • соглашение сторон;
  • сокращение штата;
  • перевод сотрудника на новое место работы или на новую должность;
  • ликвидация компании;
  • инициатива работодателя.

Также основанием для увольнения может послужить окончание действия трудового договора, но данный документ можно и продлить.

Однако, есть ситуации, при которых начало процесса увольнения не зависит ни от сотрудника, ни от руководителя компании:

  • призыв работника в армию или на альтернативную службу;
  • восстановление сотрудника на старой должности, по причине решения гос. инспекции или суда;
  • судебный запрет на работу в конкретном учреждении;
  • признание нетрудоспособности лица на основании медицинских заключений.

К независимым основаниям также можно отнести и форс-мажорные ситуации, при которых одна из сторон трудового договора погибла или признана пропавшей.

Правила оформления

Все виды увольнения проводятся по схожей схеме. Ее можно рассмотреть на примере увольнения по собственному желанию:

  1. Сотрудник подает заявление, в котором указывает причины, по которым он решил разорвать договор с работодателем.
  2. Заполненное заявление передается руководителю компании или в отдел по работе с персоналом.
  3. На основании полученного документа начальство издает приказ об увольнении работника.
  4. Сотруднику предоставляют приказ об его увольнении, в случае соглашения с его условиями он должен поставить свою подпись в документе.
  5. Приказ передается в отдел кадров и в бухгалтерию для начала сбора документов.
  6. Далее следует отработка, занимающая 14 календарных дней.
  7. В последний день отработки происходит увольнение.

До конца последнего дня работник должен получить все необходимые выплаты, а также пакет документов. Их наличие обязательно.

Неправильно заполненные документы при увольнении могут помешать гражданину устроиться на новую работу.

Как и другие виды процессов, совершаемых во время трудовых отношений, увольнение регулируется Трудовым кодексом и Федеральными законами РФ.

При этом фигурирующий в нем пакет документов нуждается в дополнительном надзоре со стороны Налогового кодекса.

В итоге, перечень бумаг должен соответствовать:

  • пункту третьему части 2 статьи 4.1 ФЗ № 255;
  • пункту четвертому статьи 11 ФЗ № 27;
  • пункту третьему статьи 230 НК РФ;
  • статье 84.1 ТК РФ.

Документы при увольнении

Для того чтобы увольнение прошло без задержек, необходимо соблюдать правила использования и заполнения документации. В процессе участвует приказ об увольнении сотрудника, составленный на основании того или иного документа. Здесь все зависит от конкретной ситуации.

В качестве основания может выступать заявление работника, соглашение сторон и другие документы.

В случаях, когда сотрудника увольняют по причине того, что он нарушил условия договора, в качестве оснований предоставляются, так называемые, материалы расследования.

В них обычно вносят такие нарушения, как:

  • прогулы;
  • злоупотребление рабочим положением;
  • употребление алкоголя на работе и т. д.

При этом, в процессе могут участвовать и объяснительные от сотрудников, которые могут предотвратить увольнение.

При увольнении другими способами в качестве основания привлекаются иные документы. К примеру, можно рассмотреть несколько ситуаций расторжения трудового договора.

По собственному желанию

В 2018 документы при увольнении по собственному желанию оформляются на основании заявления от сотрудника. Законодательство позволяет оформлять бумагу в свободной форме.

Основными требованиями являются обращение к руководителю компании и краткое изложение причин для увольнения.

Также стоит отметить, что документ заполняется как в печатном, так и в письменном виде на листе бумаги формата А4.

После заполнения необходимо указать дату составления, а также личную подпись сотрудника. Далее документ передается в отдел кадров или руководителю, который обязан принять заявление, и начать процесс увольнения.

Образец заявления на увольнение по собственному желанию здесь.

По соглашению сторон

В случае, если увольнение должно быть осуществлено на основании соглашения сторон, инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник. Последний может оповестить начальство о своем решении в письменном виде. В ходе беседы работник с начальником составляют соглашение.

Во время решения вопросов о проведении и итогах увольнения стороны могут составить документ о соглашении.

В него необходимо внести все оговоренные моменты, а также указать на наличие соглашения между сторонами. Обычно документ подтверждается подписями сторон, и одна из копий остается у работника на случай непредвиденных ситуаций.

Образец соглашения о расторжении трудового договора здесь.

После составления соглашения, работодатель на основании данного документа составляет приказ об увольнении, и начинает процесс по расторжению трудового договора.

Каковы правовые последствия незаконного увольнения? Смотрите тут.

По сокращению штата

При сокращении штата в качестве основания для увольнения служит приказ о сокращении. В него вносится список лиц, которые подлежат увольнению.

Основное условие при таком способе расторжения трудового договора обязывает руководителя предупредить работников о готовящемся сокращении минимум за полгода до начала процесса увольнения с должностей.

Кроме того, работодатель должен по возможности представить сокращенным сотрудникам рабочие места в своей компании в качестве альтернативы.

Полное увольнение происходит в случае отсутствия таковых или отказа работника от предлагаемой должности.

Под сокращение чаще всего не попадают сотрудники, у которых есть разнообразные льготы. К примеру, никто не может увольнять беременных женщин или работников с многодетными семьями. Также мало кто станет расторгать договор с ценными сотрудниками, выполняющими поставленные трудовые задачи.

Какие должны выдать работнику?

В день увольнения работодатель обязан передать сотруднику пакет документов, которые в дальнейшем могут помочь гражданину в трудоустройстве.

Среди них обязательно должна находиться трудовая книжка, а также справка 2-НДФЛ. Помимо них, могут быть вручены и другие документы, которые так или иначе связаны с работой.

Трудовая книжка

При выдаче трудовой книжки увольняющемуся работнику, в нее должна быть внесена определенная запись.

Она должна содержать статью (с точным упоминанием части и пункта), по которой было прекращено действие трудового договора с точной формулировкой из Трудового кодекса.

Запись должна быть заверена печатью компании, а также подписью сотрудника, вносившего ее в трудовую книжку работника.

Образец записи в трудовой книжке при увольнении здесь.

Сотрудник должен внимательно прочитать запись, и в случае согласия с ней поставить свою подпись.

Если в записи найдена ошибка, независимо от того, фактическая она или орфографическая — работник вправе потребовать ее исправления. Для этого вносится корректировочная запись, после чего снова прописываются причины увольнения, но уже в исправленном варианте.

Ни в коем случае нельзя корректировать запись путем перечеркивания или замазывания совершенных ошибок штрихом, так как в такой ситуации гражданину будет достаточно трудно найти новое место работы.

При получении трудовой книжки работник должен также расписаться в личной карточке, которая имеет унифицированную форму «Т-2».

Помимо трудовой книжки, основным документом при увольнении является справка, оформляемая по форме 2-НДФЛ.

В ней содержатся данные о сумме заработка сотрудника за 2 года, предшествующие увольнению, а также все уплаченные за последний год страховые взносы.

Если при увольнении данная справка не была выдана — то работник может составить письменное заявление на ее получение.

Справка должна быть вручена в день увольнения, однако, в некоторых случаях она может быть выписана позже и отправлена через почту. Но для этого потребуется согласие от самого работника.

Если сотрудник обратился с заявлением о получении справки 2-НДФЛ после своего увольнения — то ему обязаны предоставить документ в течение трех рабочих дней.

Помимо упомянутых записей, справка должна содержать данные как самого работника, так и компании, которая ее предоставляет.

Документ заверяется подписями руководителя организации, главного бухгалтера, а также круглой печатью.

Можно ли исправить запись в трудовой книжке об увольнении? Информация здесь.

Какая ставится дата увольнения в связи со смертью работника? Подробности в этой статье.

Другие справки

Также обязательные документы при увольнении, согласно Трудовому кодексу, включают в себя следующие пункты:

  • трудовой договор;
  • приказ, оформленный в связи с переводом в другой отдел, если таковой совершался;
  • приказ об увольнении;
  • справки, подтверждающие наличие разнообразных начислений в пользу тех или иных фондов;
  • справка, которая указывает на период работы сотрудника в компании.

Образец приказа об увольнении здесь.

Если для работы сотруднику было необходимо проходить медицинские осмотры — то в перечень включается его медицинская книжка.

На видео о порядке увольнения

Какие документы нужны при увольнении

Трудовая книжка

Согласно приказу работодателя, в день увольнения работника вносится запись о расторжении контракта в его трудовую книжку. В этот же день сотруднику выдается документ о стаже. В нем указывается основание ухода (содержатся в ст. 77 ТК РФ ), а также номер приказа об увольнении и дата. Внесенные сведения заверяются печатью организации.

Пример записи об расторжении трудового договора может звучать следующим образом: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При уходе подчиненного кадровик знакомит его с внесенными в бланк сведениями о расторжении контракта. После чего увольняющийся своей подписью (с расшифровкой) подтверждает факт ознакомления.

При заполнении документа следует придерживаться инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В ней рассматриваются нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных данных.

Справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ — это документ, в котором отражены сведения об источнике дохода сотрудника, его зарплате и удержанных налогах. Выдается работодателем при уходе работника за определенный период (обычно за год).

Справка содержит следующие разделы:

  • сведения о работодателе: его наименование, реквизиты;
  • данные сотрудника;
  • доход, облагаемый по базовой 13 % ставке, помесячно;
  • стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты с кодами;
  • общая сумма доходов, вычетов и удержанных налогов.

Оформляется такая справка в бухгалтерии предприятия. Срок ее оформления, согласно статье 62 ТК РФ , не может превышать 3-х дней со дня подачи заявки. Справка должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации.

Справка СЗВ-М содержит сведения о страховых взносах, которые работодатель перечислял в ПФР в отношении конкретного работника. При увольнении сотрудника организация обязана предоставить ему этот документ. Как правило, справка выдается по требованию сотрудника в срок, не позднее 5 дней. Если же человек увольняется, то ее отдают в день ухода без специальных запросов (п. 4 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27).

Сведения о застрахованных лицах указываются в бланке, утвержденном ПФР в постановлении от 01.02.2016 № 83н. В эту форму включаются сведения за месяц, в котором человек уходит, в четвертом разделе указываются только данные об увольняемом.

Обходной лист

Почти на каждом предприятии при расторжении трудового договора работнику выдается обходной лист. Его велят предоставить в отдел кадров в заполненном виде. Применяется он часто, но в ТК РФ о нем нет вообще никаких упоминаний. Лист представляет собой перечень внутренних структур организации. Проставляя на нем свои подписи, руководители отделов подтверждают, что не имеют к этому работнику каких-либо материальных и имущественных претензий.

Нужно отметить, что иногда трудящимся сообщают, что они не будут уволены, пока не предоставят работодателю заполненный документ. На самом деле, если работник решил не оформлять обходной лист, это не препятствует увольнению.

Нюансы документооборота при увольнении по воле одной из сторон

Статья 84.1 ТК РФ определяет порядок увольнения, в том числе разъясняет подробности об обязательной выдаче документов. Список документов при увольнении напрямую зависит от того, по какой причине и каким образом был уволен сотрудник. Рассмотрим наиболее распространенные случаи подробнее.

По собственному желанию работника

Какие документы нужны при увольнении по инициативе сотрудника? Основополагающей здесь является ст. 80 ТК РФ . Приняв самостоятельное решение об уходе из организации, работник первым делом составляет заявление, которое передает руководителю.

С помощью этого документа трудящийся предупреждает нанимателя о предполагаемом уходе за 2 недели до последнего дня работы. В нем же указывается и желаемая дата увольнения, по наступлении которой издается приказ о расторжении трудового договора. С ним увольняемый знакомится лично, под подпись. В последний рабочий день сотрудник получит от работодателя:

  • трудовую книжку;
  • справку 2-НДФЛ;
  • справку о зарплате за три месяца;
  • справку 182н/4н о среднем размере зарплаты;
  • СЗВ-М.

Две недели с отработкой могут стать решающими для работника, и он может решить отозвать заявление об увольнении. Для этого составляется отдельное заявление.

Работодатель не сможет отказать сотруднику в возврате на прежнюю должность, если официально она еще свободна.

По инициативе работодателя

Эта возможность предусмотрена ст. 81 ТК РФ . В данном случае инициатором выступает только работодатель. Статья содержит перечень причин для ухода. В зависимости от причины, при увольнении работника подготавливаются те или иные документы.

Ликвидация организации

Одной из законных причин увольнения работника может стать ликвидация организации. При этом необходимо оформить следующие документы:

  1. В связи с прекращением деятельности предприятия каждый работник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до увольнения ( ст. 180 ТК РФ ). Уведомление о ликвидации юрлица предоставляется в двух экземплярах. В нем сообщается, что с сотрудником расторгают трудовой договор. На бланке ставится дата и его подпись. Если подчиненный отказывается подписать данный документ, то составляется соответствующий акт. При его составлении должны присутствовать свидетели, которые подтверждают, что извещение об увольнении было предоставлено работнику.
  2. Далее оформляется приказ о прекращении трудового договора, оформленный по унифицированной форме № Т-8.
  3. В трудовой книжке указываем, что работник уволен в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя.
  4. Вносим информацию в личную карточку по форме № Т-2.

    Сокращение штата организации

    Уволить сотрудника по сокращению штата организации можно, если его невозможно перевести, с его письменного согласия, на другую имеющуюся у работодателя должность. При отказе работника в переводе для увольнения оформляются следующие документы:

    1. Приказ о сокращении численности штата организации.
    2. Письменное уведомление работника о сокращении.
    3. Уведомление органов занятости (за 2 месяца, если увольнения массовые — за 3).
    4. Письменный отказ подчиненного от другой должности (если при сокращении штатов остаются вакансии).
    5. Приказ, оформленный по унифицированной форме № Т-8.
    6. Запись в трудовой книжке с указанием, что работник уволен по сокращению штатов.
    7. Оформляется личная карточка по форме № Т-2.

      Грубое нарушение трудовой дисциплины

      У работодателя есть право уволить сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. В этом случае оформляем:

      1. Запрос на предоставление письменных объяснений.
      2. Приказ о дисциплинарном взыскании. Перед изданием приказа нужно убедиться, что оформлены предваряющие его документы: акты, служебные записки, объяснительная записка нарушителя либо акт об отказе ее предоставить. Когда все условия вынесения наказания соблюдены, приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания выдается работнику на подпись.
      3. Приказ о прекращении трудового договора, оформленный по унифицированной форме № Т-8 (в качестве основания должен быть указан приказ о дисциплинарном взыскании).
      4. Запись в трудовой книжке с указанием, что работник уволен в связи с появлением на рабочем месте в состоянии опьянения.
      5. Вносим запись в личную карточку унифицированной формы № Т-2.

        По соглашению сторон

        Теперь о том, какие следует оформить документы при увольнении по соглашению сторон ( ст. 78 ТК РФ ). В этом случае ( ст. 78 ТК РФ ) самым значимым документом является соглашение о расторжении трудового договора. Как правило, оно составляется в двух экземплярах — по одной для каждой из сторон.

        После подписания соглашения оформляется приказ по форме Т-8 с отметкой о том, что действие контракта прекращается на основании п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК . То же основание будет указано в трудовой книжке работника и в его личной карточке.

        Если работник отсутствует в день увольнения

        Случается, что трудящийся не может присутствовать на предприятии в последний рабочий день. В этом случае необходимо обезопасить себя от возможных негативных последствий задержки ознакомления его с приказом и вручения ему трудовой. Необходимо отправить почтой уведомление о необходимости явиться за личной документацией. Сделать это нужно заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении. Квитанцию об оплате отправки этого письма с описью вложения следует сохранить.

        При переводе расчетных денежных средств на карту работника надо позаботиться о том, чтобы дата перевода совпала с датой ухода. А что делать с приказом, под которым должна стоять личная подпись ознакомленного с ним подчиненного? В этом случае на бланке документа делается пометка о том, что его содержание до адресата довести нет возможности из-за отсутствия последнего на месте в день увольнения.

        Ответственность работодателя

        В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф:

        • за несвоевременную выдачу трудовой начальнику придется выплатить от 1000 до 5000 рублей, на компанию наложат штраф до 50 000 рублей, а на должностное лицо — до 200 000 рублей;
        • в сумму до 50 000 рублей обойдется компании отказ в выдаче любых справок из перечисленных выше.

        Помимо этого, руководителя может ожидать проверка трудовой инспекции.

        Какие документы нужно оформить при увольнении

        Какие документы нужны при увольнении

        Непосредственно в процедуре увольнения по собственному желанию участвуют лишь семь видов бланков, но перечень может измениться в зависимости от оснований. Например, в документы при увольнении по соглашению сторон, помимо стандартного набора, входит само соглашение.

        Кроме этого, на основании статьи 84.1 ТК РФ, увольняющийся сотрудник вправе затребовать изданные в его отношении распоряжения за весь период работы, которые работодателю придется правильным образом заверить и выдать.

        Список документов при увольнении:

        1. Основание для приказа (заявление работника, медицинское заключение и т. д.).
        2. Приказ об увольнении.
        3. Записка-расчет.
        4. Личная карточка работника (форма Т-2).
        5. Книга учета движения трудовых книжек.
        6. Трудовая книжка.
        7. Справки.

        Существует унифицированная форма приказа о прекращении трудового договора, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1(унифицированная форма Т-8 и Т-8а), но она не является обязательной для негосударственных учреждений (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Это относится и к другим формам первичных учетных документов. Если у организации в рамках кадрового делопроизводства возникла необходимость структурно преобразить некоторые из них или внести в них дополнительную информацию, это не запрещено. Издавать приказ лучше заранее, так как, на основании статьи 140 ТК РФ, бухгалтерии необходимо успеть перечислить увольняемому сотруднику всю причитающуюся сумму в день увольнения. В рамках бюджетной организации такая оперативность не всегда возможна.

        Записка-расчет

        Записка-расчет (унифицированная форма Т-61) является бланком, в котором ставят свои подписи сотрудник отдела кадров и бухгалтерии, работник в этом документе не расписывается. Здесь отражается расчет всех сумм, которые необходимо выплатить работнику (причитающиеся заработная плата, надбавки и премии; компенсация за неотгулянный отпуск). Так как записка-расчет является основанием для выплат увольняющемуся, то хранится она, как правило, в бухгалтерии. Сроки хранения — 5 лет при наличии у работодателя лицевых счетов (при условии проведения ревизии) или 75 лет при отсутствии их (п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

        Трудовая книжка

        Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. На основании п. 35 ПП РФ от 16.04.2003 № 225, при получении книжки на руки работник знакомится с записями, произведенными в учреждении, и ставит в ней подпись. Должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ответственный за учет, хранение и выдачу трудовых книжек), фиксирует момент передачи трудовой на руки в книге учета движения трудовых книжек. В ней увольняющийся в графе 13 ставит подпись, а в графе 12 — дату. В особых случаях (например, смерть сотрудника) в получении трудовой могут расписаться родственники. Срок хранения невостребованной книжки — 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

        Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2) наряду с трудовой книжкой — бланк, находящийся постоянно в работе. В отличие от приказов и прочего, этот документ сопровождает сотрудника на протяжении всей трудовой деятельности на предприятии и отправляется в архив после увольнения. В этом бланке отражаются изменения, касающиеся как персональных данных (реквизитов паспорта, места жительства и т. д.), так и сведений профессиональных (переводы, аттестация, профессиональная переподготовка и т. д.), а также некоторые другие аспекты (сведения об отпусках). При увольнении сотрудника на странице 4 заполняется раздел IX, в котором указываются основания увольнения, реквизиты документов и ставятся подписи работника кадровой службы и увольняющегося.

        Справки, выдающиеся работодателем, можно разделить на две категории: обязательные и выдаваемые по запросу.

        Справка о средней заработной плате за два предшествующих и текущий годы относится к обязательным. Необходима она для расчета пособий соцстраха — больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (ФЗ от 29.12.2006 № 255). Справка составляется по утвержденной форме (Приложение № 1 к приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182 н, в редакции от 09.01.2017 № 1н).

        Обязательны к выдаче три документа персонифицированного учета:

        1. Форма СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п) за месяц увольнения работника, содержащую сведения только о нем.
        2. Форма СЗВ-СТАЖ.
        3. Раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам (Приложение № 1 к приказу ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/[email protected]) с индивидуальными сведениями работника за период с начала квартала по дату увольнения.

        Перечень справок, выдаваемых по запросу, может варьироваться в зависимости от планируемых дальнейших действий увольняющегося. Если в планы входит поиск иной работы через службу занятости (например, попавшим под сокращение), то целесообразно взять справку о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (п. 1, 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

        Также покидающий предприятие сотрудник вправе заказать справку, в которой указываются сведения о доходах работника с начала года по дату увольнения по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ, Приложение № 1 к приказу ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]). Справка запрашивается чаще всего для получения вычета по НДФЛ в ИФНС или для оформления кредита.

        Работник, увольняющийся из-за выхода на пенсию, вправе запросить справку по форме СПВ-2, в которой содержатся сведения о страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии. Такую справку работодатель направляет в ПФР, а копию по заявлению передает работнику.

        Документы при увольнении от работодателя 2018

        Увольнение сотрудника с постоянного места работы требует определенной работы с документами. Работодатель обязан обеспечить работника серией документов, выдачу которых предписывает трудовое законодательство. Правила выдачи документов при увольнении от работодателя 2018 регламентируются статьей 84.1 Трудового кодекса.

        Какие документы требуется при увольнении

        При расторжении трудового договора работодатель, помимо трудовой книжки, обязан выдать работнику согласно ст.140 ТК РФ полный пакет документов.

        Если есть необходимость, при увольнении на руки может быть выданы заверенные их копии. Это облегчит дальнейшее трудоустройство.

        Список документов включает в себя:

        1. Справку о зарплате за два истекших года.
        2. Трудовую книжку.
        3. Медицинскую книжку (выдается при ее наличии).
        4. Справку СЗВ-СТАЖ (допускается предоставление копии).
        5. Справку СЗВ-М (допускается предоставление копии).
        6. Справку по страховым взносам (допускается предоставление копии).
        7. ДСВ-3 (данные из страховой компании; предоставляются в том случае, если работник делал отчисления на накопительную часть будущей пенсии).

        Кроме того, увольняющийся работник может подать заявление на предоставление следующих справок, которые понадобятся ему в поисках дальнейшей работы.

        К ним относятся:

        • приказ о приеме на работу (допускается предоставление копии);
        • 2-НДФЛ;
        • приказ по предприятию о переводе на другую должность (если таковой имел место);
        • приказ по предприятию об увольнении;
        • справку о зарплате (требуется для предоставления в региональный центр занятости).

        Правила заполнения трудовой книжки при увольнении

        Для каждого работающего человека трудовая книжка является основным документом. Она не только фиксирует количество отработанных лет, но и все внутрикорпоративные назначения. Данный документ содержит также записи о поощрениях или порицаниях.

        Он же является основным документом при увольнении от работодателя. Информация о причинах разрыва трудовых соглашений вносится в соответствии с формулировками Трудового кодекса. При этом в отделе кадров обязаны сделать ссылку на нужную статью или часть статьи.

        Кроме того, увольняющийся сотрудник должен проследить за тем, чтобы в трудовой книжке были грамотно заполнены все столбцы:

        1. Номер текущей записи (порядковый). Определяется числом предшествующих записей.
        2. Дата увольнения с настоящего места работы. Отдел кадров должен записать не только год увольнения, но также число и месяц.
        3. Основание для увольнения, согласно Трудовому кодексу. В отделе кадров должно быть внесено разъяснение, на основании чего сотрудник увольняется. При этом предписывается приведение ссылки на соответствующую статью Трудового кодекса (сокращения не допускаются).
        4. Реквизиты приказа. В отделе кадров обязаны указать номер и дату приказа по предприятию об увольнении данного сотрудника.

        Вышеперечисленные записи должны быть удостоверены подписью работодателя либо же его заместителя. Допускается удостоверение записи об увольнении начальником отдела кадров. Ниже проставляется подпись увольняемого сотрудника.

        Как правило, трудовая книжка выдается на руки непосредственно в день увольнения. Этот факт удостоверяется в журнале отдела кадров, где фиксируется перемещение по предприятию трудовых книжек.

        Иногда вслед за увольнением следует плановый отпуск. Это обязывает представителя отдела кадров выдать трудовую книжку не в день увольнения, а в последний день работы. Факт предоставления планового отпуска не влияет на дату выдачи книжки.

        Справки, предоставляемые сотруднику в момент увольнения в текущем году

        Основной справкой, выдаваемой при увольнении, является справка о заработке за два истекших календарных года. Форма данной справки оговаривается в министерском приказе №182 от 30 апреля 2013 года. Данный документ включает в себя 4 раздела.

        В них должны отражаться сведения, касающиеся:

        1. Самого сотрудника.
        2. Организации, ИП или учреждения.
        3. Выплат (в том числе страховых отчислений; важно каждую выплату сопровождать указанием даты; сведения о дате выплат фиксируются в отдельной строке — по годам).
        4. Общего числа дней, пропущенных по болезни или ввиду полученной травмы, при сохранении заработной платы (страховые отчисления не учитываются в данном пункте; информация вносится за каждый год и фиксируется в отдельных строках).

        Все вышеперечисленные сведения заполняются на основе данных бухгалтерского учета. Учитывается также периодическая отчетность, предоставляемая в различные фонды.

        При этом сотрудники бухгалтерии должны ориентироваться на ограничения, согласно которым начисляются страховые взносы. Имеется в виду ежегодный лимит для начислений.

        Например, в Пенсионный фонд отчисляются взносы:

        • согласно лимиту: 22% по тарифу;
        • помимо лимита: 10% по тарифу.

        Все вышеперечисленные сведения относятся к исключаемым периодам. К ним также относятся сведения, касающиеся числа дней нетрудоспособности.

        В этом случае действует правило, актуальное для исключаемых периодов, каждый из которых:

        • должен заноситься отдельной строкой;
        • имеет временные рамки (то есть, сопровождается датой начала и датой конца).

        Важно, что общее количество дней нетрудоспособности вносится как цифрами, так и прописными буквами.

        При этом исключаемый период по нетрудоспособности должен соответствовать общепринятым формулировкам:

        Форма заполняется вручную. Разрешается использование синей или черной шариковой ручки. Более современным является вариант со скачанным бланком 182н. Он сдается в электронном формате.

        Справка №182н должна удостоверяться подписью руководителя и главным бухгалтером. При этом подписи ответственных лиц должны четко просматриваться за круглой печатью компании или учреждения.

        Правила предоставления основных документов при увольнении

        Для получения 2-НДФЛ подается специальное заявление. Если по какой-то причине данная справка утрачена, работник имеет право подать повторное заявление.

        Кроме того, увольняющийся сотрудник имеет право попросить предоставить ему копию важных документов.

        В частности, по требованию предоставляется:

        • приказ о приеме на работу;
        • приказ об увольнении;
        • справка о заработной плате;
        • приказ о переводе на другую должность.

        Все вышеперечисленные документы по требованию предоставляются в форме ксерокопий, каждое из которых заверяется подписью ответственного лица.

        Эти же правила актуальны для выдачи заверенных копий СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Заполнение форм возможно как чернилами, так и шариковой ручкой. Исключается заполнение формы красным и зеленым цветами.

        Для заполнения данных справок существуют определенные правила:

        • СЗВ-СТАЖ оформляется, согласно постановлению Пенсионного фонда №3п от 2017 года;
        • СЗВ-М заполняется по форме, которая утверждена постановлением Пенсионного фонда №83п от 2016 года.

        Расчет по страховым взносам при увольнении заполняется по скачанному образцу. В форме обязательно указываются персональные данные увольняемого сотрудника.

        К ним относятся:

        • фамилия, имя, отчество и дата рождения;
        • гражданство (если имеется 2 гражданства, то это должно быть отражено в документе);
        • ИНН и СНИЛС;
        • серия паспорта;
        • номер паспорта;
        • пол;
        • признак, на основании которого лицо считается застрахованным.

        Форма заполняется вручную (но допускается также заполнение в электронном формате). Если документ заполняется вручную, то при внесении данных запрещается выходить за края клеток или соприкасаться с их границами.

        Наконец, увольняемому сотруднику выдается на руки ДСВ-3. Форма заполнения оговаривается в постановлении Пенсионного фонда №482п от 2016 года.

        Штрафные санкции, налагаемые на работодателя в случае нарушения правил выдачи документов во время увольнения работника

        Четкое соблюдение буквы закона при выдаче обязательных документов при увольнении от работодателя в 2018 структурирует и систематизирует сложный процесс учета данных на каждого сотрудника. Процедура увольнения осуществляется «по шаблону» благодаря стандартизации требований.

        Обязательства работодателя регламентируются службой Трудовой инспекции. В случае нарушения предписанных нормативов инспектора надзорных органов имеют право наложить штраф как на самого руководителя, так и на организацию в целом.

        Согласно статье №5.27 КоАП РФ в части 1-й, налагаемые штрафы составляют:

        • для индивидуального предпринимателя: от 1000 до 5000руб;
        • для должностного лица (руководителя предприятия или для руководителя отдела кадров): от 1 000 до 5 000 руб.;
        • для организации или учреждения от 30 000 до 50 000 руб.

        Более высокие штрафы налагаются при установленном факте повторного нарушения в этой области.

        В этом случае размеры штрафов доходят до:

        • для индивидуального предпринимателя: от 10 000 до 20 000 руб.;
        • для должностного лица (руководителя предприятия или руководителя отдела кадров): от 10 000 до 20 000 руб.; в отдельных случаях предписывается профессиональная дисквалификация до 3-х лет, согласно статье №5.27 КоАП РФ;
        • для организации или учреждения: от 50 000 до 70 000 руб.

        Строгость в вопросах выдачи документов при увольнении от работодателя объясняется тем, что от скрупулезности выполнения правительственных нормативов зависит четкость последующих начислений пенсий и страховых выплат. Несоблюдение буквы закона в этом отношении чревато длительными разбирательствами, когда сотрудник выходит на пенсию.

        При начислении любых компенсаций и субсидий от государства учитываются и рассматриваются все имеющие место факторы стажа и периоды исключения из него, а также суммированные данные по страховым взносам в разные периоды.

        Документы при увольнении от работодателя в 2018 году

        Статьи по теме

        В статье подробно рассмотрим, какие документы при увольнении от работодателя в 2018 году положены сотрудникам, в какие сроки необходимо их выдать и какие санкции предусмотрены за невыдачу всех необходимых справок.

        Принято считать, что при увольнении работодатель должен выдать сотруднику расчет и трудовую книжку, и на этом взаимные обязательства заканчиваются. На самом деле все не так просто. При увольнении сотрудника бухгалтер должен подготовить внушительный пакет документов, часть из которых остается в фирме, а часть – выдается уволенному работнику.

        Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель в 2018 году

        Согласно статье 84 Трудового кодекса РФ, работодатель должен выдать при увольнении все документы, имеющие отношение к работе данного сотрудника на данном предприятии. Существуют документы при увольнении от работодателя в 2018 году, которые обязательны к выдаче и документы, которые выдаются по письменной просьбе сотрудника. По письменному заявлению можно получить различные справки, которые могут понадобиться в дальнейшем для постановки на учет в центре занятости или для получения пособий.

        Выдача документов осуществляется в последний рабочий день вместе с предоставлением расчета. Если сотрудник по каким-либо причинам не имеет возможности присутствовать на работе в свой последний рабочий день, работодатель должен направить все документы вместе с расчетом в установленном законом порядке.

        Документы при увольнении от работодателя в 2018 году, которые обязательны к выдаче:

        • Трудовая книжка;
        • Справка о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н (за последние три года);
        • Выписки из СЗВ-М за все периоды работы;
        • Выписки из СЗВ-СТАЖ;
        • Расчет по страховым взносам (раздел 3).

        Скачайте формы документов:

        По письменному заявлению сотрудника также должны быть выданы:

        • Справка о налогах по форме 2-НДФЛ;
        • Приказы о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе на другую должность и т.д.;
        • Трудовой договор;
        • Дополнительные соглашения, если такие заключались;
        • Медицинская книжка.

        Еще один немаловажный вопрос, вызывающий затруднения: какие документы при увольнении в 2018 году выдаются в виде копий, а какие оригиналом? Работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки и медицинской книжки. Все остальные документы выдаются работнику в виде копий.

        Выдача трудовой книжки

        Трудовая книжка – основной документ при увольнении от работодателя в 2018 году, который выдается работнику в последний рабочий день. В нее должны быть внесены все необходимые записи: причина увольнения (по собственному желанию или «по статье»), реквизиты приказа об увольнении, данные сотрудника, ответственного за ведение трудовой книжки, подпись и расшифровка подписи увольняющегося.

        При увольнении по собственному желанию необходимо внести формулировку: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

        Работник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек за получение документа на руки. Это в дальнейшем будет служить доказательством того, что работодатель выполнил свои обязанности перед работником.

        Выдача справки 2-НДФЛ

        По просьбе работника в документы при увольнении от работодателя в 2018 году может быть включена справка по форме 2-НДФЛ. Она может понадобиться для оформления налоговых вычетов или на новой работе для предоставления льгот.

        Справка выдается за текущий год, с 1 января по дату увольнения включительно. В справке необходимо отразить те доходы, с которых уплачивается налог, если же работник получал пособие, по которому НДФЛ не начисляется, указывать его нет необходимости.

        Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

        В документы при увольнении от работодателя в 2018 году необходимо включить справку о среднем заработке, если уволенный работник планирует встать на учет в центре занятости. Форма справки может отличаться в зависимости от региона, где она выдается – необходимо уточнить в местном центре занятости.

        После увольнения работника руководитель учреждения, сотрудники бухгалтерии и кадров обычно быстро забывают о нем и продолжают работать в привычном режиме. Но бывший сотрудник может напомнить о себе: в учреждение посыпятся письма от него самого, из трудовой инспекции, прокуратуры.

        Какие ловушки может приготовить уволенный сотрудник и как их избежать, читайте в статье

        Выдача справки формы 182Н о зарплате за два последних года

        Справка о заработной плате обязательно включается в документы при увольнении от работодателя в 2018 году и оформляется на основании приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182Н и подтверждает доход работника, с которого были уплачены страховые взносы. Заменила форму 4Н. В справку необходимо включить информацию о заработной плате и иных вознаграждениях, выплаченных сотруднику за последние три года (за текущий и предыдущие два). Здесь же, в разделе 3, указываются выплаты, с которых были уплачены страховые взносы на временную нетрудоспособность и материнство. В разделе 4 – сведения о больничных.

        Выдача выписки из сведений персонифицированного учёта (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ)

        Данные формы отражают страховой стаж работника, полученный у конкретного работодателя и могут понадобиться в дальнейшем при обращении в Пенсионный Фонд. Поскольку формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ являются общими формами учета, то есть, отражают сведения о всех сотрудниках, бухгалтер должен оформить для уволенного сотрудника справки, содержащие выписку из общей формы учета.

        Форма СВЗ-М, выдающаяся вместе с другими документами при увольнении от работодателя в 2018 году, традиционно оформляется за последний месяц, однако по просьбе работника может быть выдана и за более длительный период (но не ранее 2016 года). Подробнее про заполнение выписки из СЗВ-М при увольнении смотрите в отдельной статье и скачайте образец заполнения:

        СЗВ-СТАЖ оформляется с начала текущего года (или со дня приема на работу) и до дня увольнения включительно.

        Выписки СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ должны быть выданы и тем сотрудникам, кто был оформлен по гражданско-правовому договору.

        Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
        Узнайте сейчас:
        ☑ Как снизить штраф за СЗВ-М без суда
        ☑ Когда выгоднее уйти в отпуск в 2018 году
        ☑ Шпаргалка. Как включать премии в расчет отпускных

        Возврат медицинской книжки

        Если для выполнения своих трудовых обязанностей работник должен был предоставить медицинскую книжку, то работодатель обязан включить ее (оригинал) в перечень документов при увольнении от работодателя 2018. Это касается и тех книжек, что были оформлены уже в процессе работы по инициативе работодателя.

        Выдача документов об образовании

        Если сотрудник предоставил при приеме на работу оригиналы документов об образовании, и они хранились у работодателя (особенно это актуально для бюджетных организаций), то работодатель обязан вернуть оригиналы сотруднику при увольнении. Такие же правила касаются и иных сертификатов о прохождении курсов, стажировок, о повышении квалификации и т.д.

        Важно! Если работодатель отправил работника на курсы за свой счет, то он все равно обязан выдать работнику полученный сертификат. Невыдача карается штрафом.

        Выдача прочих документов по требованию работника

        Работник не всегда может предугадать, какие точно документы при увольнении от работодателя 2018 могут ему понадобиться в дальнейшем. Поэтому закон предусмотрел для работников право в течение нескольких лет после увольнения обращаться к бывшему работодателю с просьбой выдать копии любых иных документов (если те не являются коммерческой тайной и не нарушает права других сотрудников). Это могут быть копии или выписки из общего реестра, если он содержит сведения о других работниках. Для получения таких выписок необходимо обратиться с письменным заявлением.

        Выдача рекомендаций при увольнении

        Рекомендация не является обязательным документом при увольнении от работодателя в 2018 году. Любые рекомендации выдаются сотруднику только в том случае, если сам работодатель пожелает это сделать. Даже письменное заявление от сотрудника с просьбой выдать рекомендацию не может заставить работодателя сделать это.

        Если руководитель фирмы не хочет выдавать рекомендацию, сотрудник может попросить об этом любого другого представителя фирмы, занимающего руководящую должность. В таком случае в документе оставляются не общие координаты фирмы, а личные координаты сотрудника, выдавшего рекомендацию.

        Даже если инспекторы из государственной инспекции труда не планируют прийти к вам с проверкой, подготовиться к их визиту стоит заранее. Есть время определить слабые места, все исправить и увеличить шансы пройти проверку в будущем без штрафов.

        Предлагаем вам тест, чтобы проверить, не допускаете ли вы нарушений, когда по тем или иным причинам увольняете сотрудников.

        Сроки выдачи документов при увольнении

        Документы при увольнении от работодателя 2018 выдаются в последний рабочий день или в последний фактический день присутствия на работе. Если соблюсти эти правила нет возможности (по независящим от работодателя причинам), то документы должны быть предоставлены в течение трех дней.

        Как подтвердить факт выдачи документов увольняемому работнику

        Для работодателя очень важно подтвердить факт выдачи всех запрашиваемых документов, чтобы в дальнейшем не получить штраф. Трудовая книжка выдается под подпись сотрудника, поэтому с ней возникает меньше всего проблем. А как быть с другими документами при увольнении от работодателя в 2018 году?

        Работодатель должен все выдаваемые документы и справки оформлять в двух экземплярах, для себя и для работника. При этом на экземпляре работодателя работник должен сделать отметку о получении с датой и подписью. Можно внести все документы в журнал учета, если он есть, работник в таком случае должен в нем расписаться за каждый полученный документ.

        Кроме того, работодатель может составить акт приема-передачи документов, попросить работника написать расписку, составить опись. Основная задача – получить от увольняемого работника подпись о том, что все документы им получены в положенной форме и в положенный срок.

        Штрафы за несвоевременную выдачу документов при увольнении от работодателя в 2018 году

        За несвоевременную выдачу или невыдачу документов при увольнении от работодателя в 2018 году предусмотрена административная ответственность. Прежде всего, это касается выдачи трудовой книжки. Так, невыдача карается штрафом на сумму от 30 тысяч до 50 тысяч (или от 1 тысячи до 5 тысяч для индивидуальных предпринимателей).

        Если работодатель не желает предоставлять документы, сотрудник может обратиться в надзорный орган и подать в суд. Если работодатель несколько раз был замечен в нежелании выдавать документы, то это может грозить для него серьезными штрафами и даже приостановкой деятельности.